2014年1月10日星期五

【企管】劈頭就該說清楚的大原則

       當你學會了「借用一分鐘戰術」,首先對方聽你說話的機率就會增加。但並不代表只要說了「借用一分鐘」,從此就可以高枕無憂。之後這一分鐘說些什麼也很重要。

  在說「一分鐘精簡版」的時候,重點在於劈頭就說清楚「目的是什麼」。     當我學會「借用一分鐘戰術」之後,確實比較少聽到「抱歉,等等再說」。但講完一分鐘之後,對方卻常常回應:「嗯……所以,你到底要說什麼?」原來,這是因為「借用一分鐘戰術」還需要一點加味。

  有一次,我對上司說了這樣一段話:「抱歉,可以借用一分鐘嗎?A超市提出了特賣企劃案。門市負責人說如果提供三天試喝活動就會向我們訂一百箱,我們原本是提議五十箱,這樣一來就是兩倍的數量。通常試喝只有兩天,拉到三天,成本是平常的一.五倍。不過,門市負責人說銷售量會增加,信心十足呢!」

  說完,上司只回我一句:「所以,我要做什麼決定才好?」

  我說這段話的用意,就是希望上司給我一個答案,讓我明白他打算怎麼做。然而,上司這麼卻回答,讓我摸不著頭緒。

  後來,我旁邊的前輩對上司這麼說:「可以借用一分鐘嗎?我想商量要不要實施B超市的試喝服務。門市負責人說如果我們提供三天的試喝服務,他就向我們訂一百箱,這是我們原本提議的兩倍銷售量。雖然試喝服務的成本是平常的一.五倍,但銷售量會增加到兩倍。我認為應該實施這個試喝服務。請問我可以往這個方向去做嗎?」

  結果上司只說一句:「好,就往這個方向做吧!那就麻煩你今天內提出預算報告。」事情真是順利。

  因為前輩說完「可以借用一分鐘嗎?」立刻接上「我想商量的事情」。     我在自己開的講座上,也見過許多上司或領導人,大家總是異口同聲地說:「希望下屬找我們說話的時候,能劈頭就說清楚是要報告、商量還是請求。」  

 【法則2】劈頭就先說,你要「報告」「商量」或「請求」。

  要對方聽自己說話之前,先讓對方知道「該用什麼心態來聽」。

  當我問這些上司與領導人:「為什麼你們希望下屬劈頭就說清楚要報告、商量還是請求?」我得到這樣的答案:「每天有二、三十個人找我說話,如果個個都不講重點,那真的會煩死了。每次聽都覺得,所以你到底希望我幹嘛?」   「我以為他有事報告,結果是找我商量。搞得我必須改用商量的觀點,從頭再聽一次。真是浪費時間!」如果對方根本不知道你要說什麼,就很難理解內容,之後還得重新聽一次。所以「劈頭就把目的說清楚」非常重要。

  我聽了前輩的說法之後,恍然大悟,開始在「借用一分鐘」的後面,立刻接上「談話目的」。

  【報告】   「我要報告在A超市執行的企劃。一百箱已經全部賣完。試喝活動拉到三天確實有效。我認為往後應該對其他超市提出相同作法。」

  【商量】   「我想商量對B超市的交貨日期。對方要求我們比平時提早○天出貨。因為該門市從○號開始促銷。我想申請特別處理,成本會比平時高出○元。請問這樣是否可行?」

  【請求】   「關於C超市的門市活動,我有事相求。我需要多兩個人幫忙布置賣場,希望是○○與□□。因為我們必須在超市開門的兩小時前布置完,光靠我一人可能趕不上。可否提供人手支援呢?」

  劈頭就說清楚自己是要「報告」「商量」,還是「請求」,後來就幾乎不會被抱怨「你到底想說什麼」了。

  畢竟,在那個情況下,對方都得放下工作聽你說話。對工作繁忙的人來說,當然希望能盡快理解對方說的話,順利進行下一個動作。

  是「聽過就可以的報告」,還是「要求下決定的商量」,或者是「請求某種幫助」?一開始就說清楚,對方自然知道要用何種心態來聽。

     如此一來,便能盡量縮短對方理解談話內容、思考應有行動所需的時間。   所以,劈頭就說清楚「目的何在」是非常重要的關鍵。

書名:台上台下都吸引人的說話整理術:誰說得簡潔有力,誰就贏得人心言いたいことは1分で! 10倍伝わる話し方作者: 渡邊美紀譯者:李漢庭出版社:如何 http://www.books.com.tw/exep/assp.php/jundercheng/products/0010620527?utm_source=jundercheng&utm_medium=ap-books&utm_content=recommend&utm_campaign=ap-201401

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